מענה אוטומטי בוואטסאפ עסקי: תזמון, נוסחים ומגבלות

מענה אוטומטי בוואטסאפ עסקי בנוי משלושה כלים באפליקציה החינמית: הודעת פתיחה, הודעת היעדרות ותשובות מהירות, לפי עמוד אפליקציית וואטסאפ עסקי. הטקסט בכולם נכתב מראש על ידי העסק, ולכן הם מאשרים קבלה ומכוונים את הלקוח, אבל לא עונים על השאלה שלו.

בהמשך יש טבלה שמשווה בין שלושת הכלים, מה מכינים לפני ההפעלה, איך מתזמנים הודעת היעדרות לשישי, שבת, חגים ומילואים, נוסחים מוכנים בלשון רבים, ומה בודקים כשההודעה לא נשלחת.

הודעת פתיחה, הודעת היעדרות ותשובות מהירות: מה ההבדל

שלושת הכלים נמצאים באותו תפריט, אבל עובדים אחרת לגמרי. שניים נשלחים בלי שאף אחד נוגע בטלפון, והשלישי רק חוסך הקלדה למי שכבר עונה. המשותף לשלושתם: הטקסט נכתב מראש ונשאר זהה לכל לקוח. זה מספיק כדי לאשר שההודעה התקבלה ולתת כיוון, אבל לא כדי לענות על השאלה עצמה.

לפני ההפעלה: מה מכינים מראש

מיקום התפריטים יכול להשתנות בין גרסאות ובין מכשירים, ולכן כאן לא מופיע נתיב לחיצות מדויק. את המיקום העדכני של הכלים העסקיים כדאי לוודא באפליקציה המעודכנת עצמה או בעמוד אפליקציית וואטסאפ עסקי.

רוב העבודה בכלל לא קורית מול המסך: שעות פעילות נכונות, טקסטים כתובים ורשימת שאלות חוזרות. מי שמכין אותם מראש מפעיל את הכלים בכמה דקות ולא מנסח בלחץ.

1. מעדכנים את וואטסאפ עסקי לגרסה האחרונה בחנות האפליקציות.
2. כותבים על דף את שעות הפעילות האמיתיות לכל יום, כולל שישי מקוצר, שבת סגורה וערבי חג, ורק אז מזינים אותן בפרופיל העסקי.
3. מנסחים מראש את הודעת הפתיחה ואת הודעת ההיעדרות. הנוסחים בהמשך הם נקודת התחלה טובה.
4. רושמים את חמש השאלות שחזרו הכי הרבה בשבוע האחרון, כבסיס לתשובות המהירות.
5. אחרי ההפעלה בודקים מטלפון של מישהו אחר ולא מהמספר הפרטי, ורושמים מה התקבל ובאיזו שעה.
6. קובעים ביומן תזכורת לעבור על ההגדרות לפני כל חג וכל חופשה.

הודעת פתיחה: מתי היא נשלחת ומה כדאי לכתוב בה

הודעת הפתיחה היא הדבר הראשון שלקוח חדש רואה אחרי שכתב לעסק, עוד לפני שמישהו עונה לו. את התנאים המדויקים לשליחה שלה קובעת וואטסאפ, ולכן כדאי לראות אותה בפעולה בבדיקה מטלפון של מישהו שלא כתב לעסק מעולם, ולא להסתמך על הנחות.

הודעה טובה עונה על שתי שאלות שהלקוח שואל את עצמו ברגע ששלח: האם הגעתי למקום הנכון, ומתי יענו לי. כל השאר תוספת.

• שם העסק כבר במשפט הראשון, כדי שהלקוח ידע שהגיע לכתובת הנכונה.
• מתי עונים בפועל: באותו יום, בשעות הפעילות או ביום העסקים הבא. עדיף להבטיח מעט ולעמוד בזה.
• מה כדאי לשלוח כבר עכשיו כדי לחסוך סבב הודעות: שם, השירות המבוקש ומועד מועדף.
• קישור לאתר, למחירון או לטופס, כדי שחלק מהשאלות ייענו בלי לחכות.
• שלוש או ארבע שורות לכל היותר. הודעת פתיחה ארוכה נקראת בחטף או לא נקראת בכלל.
• בלי פנייה אישית ובלי שם של לקוח: כותבים נוסח אחד שמתאים לכל מי שקורא אותו.

הודעת היעדרות: שעות פעילות, שישי ושבת, חגים וחופשה

לפי מדריך הודעות ההיעדרות באתר setmore.com, יש שלוש אפשרויות תזמון: שליחה תמיד, לוח זמנים מותאם שבו בוחרים טווח, ושליחה מחוץ לשעות הפעילות. האפשרות השלישית מופיעה רק אחרי שמגדירים שעות פעילות בפרופיל העסקי, והיא נשענת עליהן. מכאן הטעות הנפוצה: אם בפרופיל יום שישי מוגדר כיום מלא והעסק נסגר בצהריים, מי שכותב אחר הצהריים לא מקבל כלום. ואם השעות מוגדרות צרות מדי, לקוחות מקבלים הודעת סגירה בזמן שהעסק פתוח.

ספק, עובד או בן משפחה שכותבים בערב לא צריכים לקבל הודעת היעדרות. כדאי לבדוק במסך ההגדרה של ההודעה אילו אפשרויות יש לבחירת הנמענים, ולהחריג את מי שלא צריך אותה.

טעות נוספת שחוזרת היא הודעת חופשה שנשארת פעילה שבועות אחרי החזרה לעבודה. כשמשתמשים בשליחה תמיד, כדאי לשים ביומן תזכורת לכבות את ההודעה ביום החזרה.

תשובות מהירות לשאלות שחוזרות על עצמן

לפי עמוד אפליקציית וואטסאפ עסקי, תשובות מהירות הן הודעות ששומרים מראש ושולחים שוב בכל פעם שהשאלה חוזרת. הן לא מחליפות את מי שעונה, אלא חוסכות לו הקלדה, ולכן מתאימות לעסק שבו מישהו כבר עונה להודעות במהלך היום ורוצה לעשות את זה מהר ובאופן אחיד.

כדי לבחור אילו תשובות לשמור, כדאי לעבור על השיחות של השבוע האחרון ולסמן שאלות שחזרו כמה פעמים. בדרך כלל אלה מחיר, כתובת וחניה, איך קובעים תור ומה קורה בביטול.

1. כותבים לכל שאלה שחוזרת תשובה מלאה אחת, כולל קישור למחירון, לניווט או לטופס אם צריך.
2. בוחרים לכל תשובה מילת קיצור קצרה וברורה, למשל מחיר, כתובת או תור, כדי שיהיה קל למצוא אותה בתוך שיחה.
3. שומרים את התשובות באפליקציה, ובודקים כל אחת בשיחה עם טלפון נוסף לפני שמשתמשים בה מול לקוחות.
4. משאירים בתשובה מקום לפרט אחד שמשתנה, כמו מועד או שם השירות, ומשלימים אותו לפני השליחה.
5. מעדכנים את התשובות השמורות בכל פעם שמחיר, כתובת או שעות משתנים, כי תשובה ישנה נשלחת באותה קלות כמו חדשה.

נוסחים מוכנים בלשון רבים להעתקה

הנוסחים כתובים בלשון רבים ובלי אימוג'י, כך שהם מתאימים לכל לקוח ולכל לקוחה. מחליפים את מה שבסוגריים ומוחקים את מה שלא רלוונטי לעסק.

• פתיחה כללית: שלום, הגעתם ל(שם העסק). ההודעה התקבלה ונחזור אליכם היום בשעות הפעילות. כדי לחסוך זמן, כתבו במה אפשר לעזור ומתי נוח לכם.
• פתיחה לקליניקה או למספרה: שלום, תודה שפניתם ל(שם העסק). לקביעת תור כתבו שם מלא, סוג הטיפול ושני מועדים שנוחים לכם, ונחזור עם שעה פנויה.
• היעדרות בערב: תודה על ההודעה. כרגע העסק סגור, ונענה לכל ההודעות מחר בבוקר לפי סדר הפנייה.
• שישי ושבת: העסק סגור בסוף השבוע. ההודעה התקבלה ונחזור אליכם ביום ראשון בבוקר. שבת שלום.
• ערב חג וחג: לרגל החג העסק סגור עד (תאריך). נחזור לכל הפניות ביום הראשון אחרי החג. חג שמח.
• חופשה: העסק בחופשה עד (תאריך). נענה להודעות ביום החזרה. לעניין דחוף אפשר לפנות ל(שם ומספר).
• מילואים: עד (תאריך) העסק פועל במתכונת מצומצמת בגלל שירות מילואים. השאירו הודעה ונחזור אליכם בהקדם.
• תשובה מהירה למחיר: המחיר של (שירות) הוא (סכום). המחירון המלא: (קישור).
• תשובה מהירה לכתובת: העסק נמצא ב(כתובת). חניה: (פרטים). קישור לניווט: (קישור).
• תשובה מהירה לתור: כדי לקבוע תור כתבו שם מלא, השירות ושני מועדים שנוחים לכם. נאשר את התור בהודעה חוזרת.

למה ההודעה האוטומטית לא נשלחת

בדרך כלל אין כאן תקלה, אלא הגדרה שעובדת אחרת ממה שציפו. לפני שמוחקים ומגדירים מחדש, כדאי לעבור על הרשימה לפי הסדר.

• הבדיקה נעשתה רק מהמספר הפרטי, שכבר התכתב עם העסק. כדי לראות מה לקוח חדש מקבל, בודקים גם מטלפון של מישהו שמעולם לא כתב לעסק.
• המתג כבוי, או שהשינויים לא נשמרו ביציאה מהמסך.
• נבחרה שליחה מחוץ לשעות הפעילות, אבל השעות בפרופיל העסקי חסרות או לא נכונות ליום הבדיקה. לפי setmore.com, האפשרות הזו נשענת על השעות שבפרופיל, ולכן מתחילים מהן.
• לוח זמנים מותאם שהסתיים: הודעה שהוגדרה לחג הקודם כבר לא פעילה.
• הלקוח התקשר ולא כתב. המענה המובנה מגיב רק להודעות שנכנסות בוואטסאפ.

מה המענה המובנה לא עושה, ומתי הגיע הזמן למשהו חכם יותר

כל הכלים שתוארו כאן שולחים טקסט שנכתב מראש, ומכאן נובעות המגבלות. שאלה על מחיר, בקשה לתור ותלונה מקבלות אותה הודעה, אף אחד לא בודק זמינות ביומן ולא קובע תור, ואחרי ההודעה האוטומטית הלקוח מחכה עד שמישהו פנוי. גם שיחות טלפון נשארות בחוץ, כי הכלים האלה עובדים על הודעות וואטסאפ.

לעסק עם מעט פניות ביום זה בדרך כלל מספיק. כשכמה מהסימנים ברשימה שלמטה מוכרים מהיומיום, השלב הבא הוא מענה שמבין את ההודעה ועונה עליה בפועל. המדריך לבוט וואטסאפ לעסקים מסביר מה בוט כזה יודע לעשות ואיך בוחרים, וההסבר על קביעת תורים אוטומטית בוואטסאפ מראה איך תור נקבע מול היומן האמיתי של העסק. Fixer בודק זמינות אמיתית ביומן Google של העסק וקובע את התור תוך כדי השיחה.

כשהבעיה העיקרית היא פניות מהערב ומהלילה, הודעת היעדרות רק דוחה את התשובה לבוקר. מענה שמבין את השאלה יכול לטפל בה גם בשעות שהעסק סגור. Fixer עונה ללקוחות תוך פחות מדקה, בכל שעה ובכל יום בשבוע.

• רוב ההודעות הידניות ביום הן העתקה של אותן תשובות מהירות.
• פניות מהערב ומהלילה מחכות עד הבוקר, וחלק מהלקוחות כבר קבעו במקום אחר.
• לקוחות עונים להודעת ההיעדרות בשאלה נוספת ונשארים לחכות.
• תיאום תור אחד לוקח כמה סבבים של הודעות הלוך וחזור.
• לצד ההודעות יש גם שיחות טלפון שלא נענות, ואין מי שחוזר אליהן.